Dokumentacja

Ogół dokumentów, które powstały w wyniku dokumentacji – czynności (Wielki słownik języka polskiego).
Praktycznym odzwierciedleniem przyjętej dla danego systemu wytwórczego struktury jest jego dokumentacja organizacyjna. Opisany w dokumentacji organizacyjnej układ zależności pomiędzy elementami systemu wraz z tymi elementami stanowi formalną strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa i jest niezbędny do funkcjonowania każdej jednostki gospodarczej. O liczbie dokumentów, które należy posiadać aby przedsiębiorstwo sprawnie funkcjonowało, decyduje wielkość jednostki i jej struktura organizacyjna (Encyklopedia Zarządzania).
Dla poprawnego funkcjonowania każdej organizacji konieczne jest opracowanie dokumentacji zawierającej globalny opis systemu. Dokumentacja powinna ułatwiać pracę personelowi wykonującemu usługi (niezależnie od tego, czy pracownicy działają pojedynczo, czy w grupach), jak również pomagać kierownictwu w sprawnym zarządzaniu firmą (Encyklopedia Zarządzania).
Najbardziej znaczącymi dokumentami w firmie są te, które posiadają informacje na temat utworzenia, ustanowienia, zawiązania i również ustalenia ustroju wewnętrznego. Są to dokumenty konstytutywne, zawierają one:
• Umowę
• Statut
• Regulaminy (Encyklopedia Zarządzania).
Ogół dokumentów formalizujących organizację i funkcjonowanie organizacji można klasyfikować i analizować według kryteriów takich jak:
1. przesłanki będące podstawą opracowania i wdrożenia dokumentu
• dokumenty wynikające z przesłanek formalno-prawnych,
• dokumenty wynikające z przesłanek organizacyjno-sprawozdawczych (dotyczące struktury organizacyjnej i procesów funkcjonowania).
2. czas, w jakim dokument obowiązuje
• bezterminowe,
• obowiązujące przez ściśle określony czas,
• dokumenty dotyczące konkretnego problemu (po jego rozwiązaniu dokument traci ważność).
3. przedmiot regulacji
• dokumenty sankcjonujące fakt istnienia organizacji,
• ściśle określające organizację,
• definiujące zadania,
• definiujące tryb realizacji zadań,
• dokumenty o charakterze mieszanym (Encyklopedia Zarządzania).

Źródła:

⠀ Wielki słownik języka polskiego. Retrieved from: https://wsjp.pl/haslo/podglad/24656/dokumentacja/2431688/rezultat-czynnosci

⠀ Encyklopedia Zarządzania. Retrieved from: https://mfiles.pl/pl/index.php/Dokumentacja_organizacyjna