Elektronisches Archiv
Der Begriff Archiv kommt aus dem Lateinischen (Archivum = Aktenschrank) und beschreibt einen Ort, an dem Unterlagen wie Dokumente zeitlich unbegrenzt aufbewahrt, nutzbar gemacht und erhalten werden. [2]
Digitale Archivierung – oder auch elektronische Archivierung genannt – bedeutet, dass Dokumente in elektronischer Form datenbankgestützt auf einem digitalen Datenträger langfristig, sicher und bei Bedarf unveränderbar aufbewahrt werden. Diese Dokumente können bereits digital entstanden oder für die Aufbewahrung digitalisiert worden sein. Ein digitales Archiv ist also eine Art von Informationssystem, in dem Inhalte aufbewahrt und den Nutzenden zur Verfügung gestellt werden. [2]
Besondere Anforderungen gibt es an die revisionssichere Archivierung handels- und steuerrechtlich relevanter Dokumente. Diese müssen entsprechend der geltenden Aufbewahrungsfristen unveränderbar und langfristig verfügbar sein. [2]
Ein elektronisches Archiv besteht aus mehreren Komponenten und bildet die Kernkomponente der elektronischen Archivierung. Siehe dazu das untenstehende Diagramm, das den Aufbau vereinfacht darstellt. Die anfallenden Dokumente werden - falls sie nicht elektronisch erstellt wurden - über einen Scanner digitalisiert und von den Archivaren oder Dokumentaren indexiert. Beim indexieren werden den Dokumenten Metainformationen, wie zum Beispiel Autor, Abteilung, Sachgebiet, Dokumententyp oder Suchschlagwörter hinzugefügt. [3]
Danach werden sie in das eigentliche Archiv geschrieben. Das Archivsystem besteht aus einem Server an den ein Massenspeicher angeschlossen ist. Kern des Massenspeichers ist in der Regel ein Plattenwechselautomat (Jukebox) der die Datenträger verwaltet. Als Datenträger werden einmal beschreibare optische Medien wie CD-ROM, DVD oder UDO-Discs verwand. [3] Diese Medien nennt man auch WORM (write once read many). Ist die Performanz sehr wichtig, werden neuerdings so genannte Content Adressed Storage Systems (CAS) eingesetzt. Dabei handelt es sich um Festplattensysteme, die durch ihren Aufbau und spezielle Software die gleichen Eigenschaften wie ein herkömmliches WORM-Medium erreichen. Ein Überschreiben oder Ändern der Information auf dem Speichersystem wird durch die Kodierung bei der Speicherung und die spezielle Adressierung verhindert. [3] Die Metadaten des Archivguts werden dann an einen Datenbankserver weitergegeben und dort auf Festplatte gespeichert. Von diesem Server werden dann Suchanfragen beantwortet. Dies stellt nur einen sehr vereinfachten Aufbau eines elektronischen Archivs dar.
Als digitales Archiv bezeichnet man einen Speicherplatz, um digitale Informationen wie etwa Akten, Rechnungen, Urkunden oder sonstige Dokumente aufzubewahren. Im Unterschied zum analogen Archiv sind sowohl die archivierten Daten als auch der Speicherort elektronischer Natur. Häufig sind digitale Archive webbasiert, doch ebenso lassen sich lokale Datenträger als elektronisches Archiv nutzen. [4]
Ziel ist es, digitale Daten, die nicht mehr unmittelbar benötigt werden, aber weiterhin von Bedeutung sind, abzulegen. Dies kann z.B. aus rechtlichen Gründen der Fall sein. So sehen beispielsweise in Deutschland Handelsrecht und Steuerrecht definierte Aufbewahrungsfristen für relevante Dokumente vor. Relevante Informationen werden so langfristig gesichert und gleichzeitig aktive Systeme entlastet sowie Arbeitsvorgänge schlank gehalten. Die ins digitale Archiv ausgelagerten Daten bleiben dabei weiterhin zugänglich und stehen ohne zeitliche Begrenzung zur Verfügung. Bei der Archivierung sind die landesspezifischen Datenschutzbestimmungen zu beachten. [4]
⠀ Archiv. Deklination des Substantivs. – Ressource: https://www.verbformen.de/deklination/substantive/?w=Archiv
⠀ Auf einen Blick: Digitales Archiv. – Ressource: https://www.dmsfactory.com/glossar-digitales-archiv/
⠀ Digitales Archiv. – Ressource: https://easy-software.com/de/newsroom/glossar/digitales-archiv/