Електронний архів
Електро́нний архі́в (англ. electronic archive) – це система структурованого зберігання електронних документів, що забезпечує надійність зберігання, конфіденційність і розмежування прав доступу, відстеження історії використання документів, швидкий і зручний пошук. Функції електронного архіву: – прийом на зберігання і формування архівних справ. Це відбувається шляхом передачі документації з інших інформаційних систем, а також оцифровки і введення в систему архівної документації. – Управління документацією, що зберігається як в електронному вигляді, так і на паперовому носії. – Зручний і швидкий пошук по номенклатурам, атрибутам по тексту документів і справ. – Облік видачі оригіналів документів і справ. – Надання доступу до архівних матеріалів в електронному вигляді [Вікіпедія]. Електронний архів – інформаційна система, що приймає, зберігає та надає користувачам та державним архівам доступ до архівних документів в електронному вигляді (профільні документи) тривалого або постійного термінів зберігання. Відповідно до Положення державної установи "Центрального державного електронного архіву України" (далі ЦДЕА України), затвердженого наказом Держкомархіву України від 21.06.2007 р. № 97, до складу документів архіву входять:
● електронні документи установ – джерел формування НАФ, передані державними архівами;
● електронні інформаційні ресурси;
● електронні документи та інформаційні ресурси особового походження, передані державними архівами та їх власниками;
● службові видання в електронному вигляді, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв;
● електронні документи юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;
● електронні страхові копії особливо цінних та унікальних документів та інформаційних ресурсів, що зберігаються в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форми власності;
● облікові документи та архівні довідники: описи, каталоги, путівники тощо.
Виходячи з того, які профільні документи утворюються в сучасному електронному документообігу, сьогодні електронний архів займається розробкою порядку прийняття на зберігання наступних профільних документів: електронний документ, який захищено електронним цифровим підписом, та електронні інформаційні ресурси, до яких відносять бази даних і вебсайти. Функціональну модель сучасного електронного архіву за міжнародним стандартом ISO 14721-2003, так звану модель OAIS (Open Archival Information System), представлено на схемі. Вона має такі складові:
● приймання – процеси отримання, перевіряння надісланого архівного документа в електронному вигляді на відповідність визначеним вимогам до носіїв інформації, форматів даних, необхідної довідкової інформації, а також того, чи профільний документ є цілісним та автентичним;
● архівне зберігання – процеси архівного описування, розміщення прийнятого архівного документа в електронному вигляді на носієві інформації для зберігання у відповідності з прийнятою ієрархією; оновлення носіїв інформації згідно з планом здійснення процесів зберігання; періодичного перевіряння цілісності профільних документів, резервного та страхового копіювання; забезпечення доступу до профільних документів за вимогою;
● керування даними – керування процесами функціонування електронного архіву у відповідності з визначеним планом зберігання та адміністративними заходами, спрямованими на керування процесами приймання, зберігання та доступу до документів в електронному вигляді;
● організація доступу – забезпечення користувачів та державні архіви інформацією щодо наявності електронного документа на зберіганні та реалізація отримання їх за запитом через телекомунікаційні засоби відповідно до процедур, що обмежують доступ та забезпечують захист інформації;
● планування процесу – функція планування управління процесами електронного архіву у відповідності до запланованих подій життєвого циклу архівних документів та програмно-технічних засобів;
● адміністрування – функція керування процесами електронного архіву, що відповідає вимогам поточної експлуатації електронного архіву.
Концептуальна модель електронного архіву OAIS може слугувати як для малих, так і для значних за обсягом інформації архівів.
⠀ Хартія про збереження цифрової спадщини
⠀ Михайлов, О. А. (2000)Электронные документы в архивах. Проблемы приема. Обеспечение сохранности и использование: аналит. обзор зарубеж. и отечеств. опыта. - 2-е изд. доп. - М.,; CCSDC 650.0-B-1. (2002). 6.Reference model for an Open Archival Information S